میل سرور (Mail Server) در دنیای زیرساخت و شبکه، حکم همان باجه پُست یا اداره مرکزی نامه را دارد؛ اما با سرعت نور. در حقیقت، میل سرور یک کامپیوتر یا سیستم نرمافزاری کاملاً تخصصی است که وظیفه اصلی آن مدیریت، انتقال و تحویل ایمیلها بین فرستنده و گیرنده در بستر اینترنت و شبکه است. برخلاف تصور عمومی که ایمیل را یک انتقال آنی و مستقیم میدانند، پیامهای شما (چه از طریق موبایل، تبلت یا کلاینتهای دسکتاپ ارسال شوند) ابتدا توسط میل سرور شما دریافت شده، سپس پردازش میشود و با پیروی از پروتکلهای دقیق، به میل سرور مقصد تحویل داده میشود تا در نهایت به دست گیرنده برسد. در این راهنمای جامع، قصد داریم دقیقاً بررسی کنیم که این هسته مرکزی تبادل اطلاعات چطور کار میکند، چه مزایایی برای کسبوکارها دارد و بهترین میل سرورهای سازمانی برای حفظ امنیت و حریم خصوصی شما کدامند. مطالعه این مطلب تخصصی را از دست ندهید.
⏲ مدت زمان تخمینی مطالعه: 15 دقیقه
فهرست موضوعات
ميل سرور چیست؟
میل سرور یا سرور ایمیل با نامهای نماینده انتقال نامه (Mail Transfer Agent) به اختصار MTA، روتر پست الکترونیکی (Mail Router) و نامهرسان اینترنتی (Internet Mailer) شناخته میشود. برنامهای است که ایمیلهای دریافتی از کاربران محلی و فرستندههای راه دور دریافت میکند و پیامهای خروجی را برای تحویل ارسال میکند. بهعنوان مثال زمانیکه در برنامهای مانند Microsoft Outlook یک ایمیل ارسال میشود، برنامه پیام را به سرور ارسال میکند. سپس سرور پیام را به سرور پست دیگری یا یک ناحیه نگهدارنده در همان سرور ارسال میکند.
همچنین برای ایجاد این سیستم پیامرسانی یکپارچه، شما به زیرساخت سختافزاری قوی نیاز دارید که میتوانید با خرید سرور HP، از پایداری آن اطمینان حاصل کنید.
پیشنهاد مطالعه: سرور چیست و چه کاربردی دارد؟
سیستمی که برای اجرای این برنامه اختصاص داده میشود سرور ایمیل یا میل سرور میگویند. از رایجترین برنامههای میل سرور میتوان به Microsoft Exchange، Exim و Sendmail اشاره کرد.
یک سیستم پیامرسان شامل تمام برنامههای لازم کاربر برای حفظ عملکرد ایمیل است. همچنین میل سرور برای ایجاد یک سیستم پیامرسانی یکپارچه با سایر برنامهها سازگاری دارد.
مزایای استفاده از میل سرور
بارزترین مزیت استفاده از میل سرور، ارسال پیام از هر نقطهی جهان به نقطهی دیگر است که گاهی کمتر از چند ثانیه نیز طول نمیکشد. بنابراین تبادل و اشتراکگذاری اطلاعات تحت میل سرور بسیار راحت و دلچسب است. با اینحال مزایای استفاده از میل سرور بسیار گسترده است و رایجترین آن عبارتند از:
- بسیار سریعتر از پستهای سنتی
- قابل استفاده در 24 ساعت شبانه روز و 365 روز سال
- قابل استفاده از هر رایانهای به هر نقطهی دیگری از جهان
- ارزان
- امکان ارسال ایمیل به چند نفر
- سازگاری با انواع دستگاهها
مطالعه بیشتر: امنیت سرور چیست + ابزارهای امنیتی سرور
ایمیل سرور چیست؟
ایمیل سرور یکی از نامهای پرکاربرد برای میل سرور است. این مدل سرور در جهان بسیار محبوب و پرکاربرد است. هزاران کاربر در سراسر جهان از طریق ایمیل سرور میتوانند عکس، موسیقی، فیلم، پیامهای متنی و هزاران فایل مختلف دیگر را برای همدیگر با هزاران مایل فاصله ارسال کنند.
انواع میل سرور
کسبوکارها از روشهای مختلفی از جمله تلفن همراه، اپلیکیشنها، نرمافزارها و موارد دیگر برای دسترسی به ایمیلهای کاری استفاده میکنند. نحوهی دسترسی این کسبوکارها به ایمیل بستگی دارد که از کدام نوع میل سرور استفاده میکنند. بنابراین انواع ایمیل سرور با هم کار میکنند تا شرایط زیر را فراهم سازند:
- ایمیل بر روی هر پلتفرمی قابل ارسال باشد
- توسط هر فردی انجام شود
- به هر گیرنده امکان ارسال باشد
- قابلیت ارسال به هر نقطه از جهان امکانپذیر باشد.
بنابراین بهتر است سرویس ایمیل میزبانی را اننتخاب کنید که انواع مختلفی از سرورهای پستی را پشتیبانی کند. در حال حاضر چهار نوع مختلف از انواع میل سرور وجود دارد که عبارتند از:
- سرور وب میل / Webmail (Web-Based Email)
این رایجترین نوع میل سرور است که بیشتر کاربران با آن آشنا هستند. این سرویس به کاربران اجازه میدهد که با استفاده از یک مرورگر وب استاندارد و در هر جایی که به اینترنت دسترسی داشته باشند، نامه الکترونیکی را استفاده کنند. بسیاری از ارائهدهندگان سرویس ایمیل رایگان، تحت وب میل خدمات خود را ارائه میدهند.
مطالعه بیشتر: 5 تا از بهترین سرورهای رک اچ پی (HP) [سال 2022]
- سرور انتقال ساده ایمیل SMTP
پروتکل انتقال ساده ایمیل (Simple Mail Transfer Protocol) به اختصار SMTP، یک پروتکل استاندارد صنعتی برای ارسال ایمیل است. سرور SMTP برنامهای است که هدف اصلی آن ارسال، دریافت و / یا انتقال پیامهای ایمیل از یک سرویس گیرنده به یک سرور ایمیل دریافتکننده است. در واقع زمانیکه ایمیلی را تحت سرور SMTP ارسال میکنید، سرور ایمیل را پردازش و سپس تصمیم میگیرد با کدام سرور ارسال کند.
- سرور ایمیل IMAP
پروتکل دسترسی به پیامهای اینترنتی (Internet Message Access Protocol) به اختصار IMAP یک پروتکل استاندارد برای بازیابی ایمیلها توسط سرویس گیرندگان است. این نوع میل سرور بیشتر برای حسابهای تجاری کاربرد دارد. در سرور IMAP ایمیل در سرورها ذخیره میشوند و هر زمان که کاربران قصد بررسی آن را داشته باشد با سرور گیرنده تماس میگیرد تا اتصال کاربر با پیامها را فراهم سازند. این سرور امکان پیشنمایش، حذف و سازماندهی ایمیل قبل از انتقال به دستگاه را دارد.
- سرور POP3
پروتکل اداره پست (Post Office Protocol) یا به اصطلاح POP3، نوع دیگری از میل سرور است. در این سرور کاربر ایمیلها را روی رایانه خود دانلود میکند و میتواند به صورت آفلاین آن را بخواند. سپس سیستم پیام را از سرور حذف میکند، تا فضا برای سایر پیامهای دریافتی ایجاد شود. خواندن پیامها در سرور POP3 فقط از همان دستگاهی که دانلود شده قابل دسترسی است.
| ویژگی | SMTP (پروتکل انتقال ساده ایمیل) | POP3 (پروتکل اداره پست ۳) | IMAP (پروتکل دسترسی به پیامهای اینترنتی) |
| کارکرد اصلی | ارسال پیام و انتقال آن بین سرورها. | دریافت پیام و دانلود روی دستگاه کاربر. | دریافت پیام و همگامسازی بین دستگاهها. |
| محل ذخیرهسازی | پیام را پس از انتقال، معمولاً ذخیره نمیکند. | پیام را پس از دانلود موفقیتآمیز، از سرور حذف میکند. | پیام را بهطور دائم روی سرور ذخیره میکند. |
| دسترسی آفلاین | امکانپذیر نیست (فقط ارسال). | بله، پس از دانلود کامل، پیامها در دسترس هستند. | خیر، دسترسی اصلی به سرور وابسته است. |
| همگامسازی بین دستگاهها | خیر. | خیر. (پیام فقط در یک دستگاه وجود دارد). | بله، هر تغییری (خوانده شده، حذف شده) در تمام دستگاهها اعمال میشود. |
| کاربرد ایدهآل | سرورهای ارسالکننده (برای همه سازمانها ضروری است). | کاربران فردی یا سازمانهای کوچک با نیاز به سادگی و دانلود سریع. | سازمانها و کاربران تجاری با نیاز به دسترسی از چندین دستگاه. |
| ریسک از دست رفتن داده | پایین (مربوط به ارسال). | بالا (در صورت خرابی دستگاه، دادههای سرور از دست رفتهاند). | بسیار پایین (دادهها امن روی سرور باقی میمانند). |
ایمیل سرور چگونه کار می کند؟
همانطور که در نمودار پایین مشاهده میکنید، یک ایمیل زمانی که از کامپیوتر فرستنده ارسال میشود، یک مسیر مشخص و خاص را برای رسیدن به کامپیوتر گیرنده طی میکند. در این مسیر ماشینهای زیادی برای فرآیند تحویل ایمیل وجود دارند.
در مسیر ارسال ایمیل دو سرور مشاهده میکنید، ابتدا دو سرور پست الکترونیکی برای ایمیلهای خروجی که عامل انتقال نامه یا MTA نام دارند. سپس دو سرور دیگر برای ایمیل گیرنده که از پروتکلهای POP3/IMAP استفاده میکنند و MDA، نام دارند.
DNS مخفف Domain Name System و به معنای سیستم دامنه است. هدف از قرارگیری DNS در مسیر ارسال ایمیل، پیدا کردن آدرس سرور شخص گیرنده است. بنابراین برای اینکه میل سرور، ایمیل را بهدرستی ارسال کند نیاز است که اطلاعات از DNS بازیابی شود.
پیشنهاد مطالعه: خرید سرور مناسب حسابداری و نرم افزارهای مالی
ایمیل چگونه ارسال می شود؟
ابتدا فرستنده باید آدرس ایمیل گیرنده (در قسمت TO) را به همراه پیام با استفاده از یک برنامه ایمیل وارد کند. این از یک کامپیوتر شخصی انجام میشود. سپس دکمه ارسال زده و ایمیل به MTA یا نماینده انتقال نامه فرستاده میشود. این ارتباط از طریق پروتکل SMTP انجام میگیرد.
مرحلهی بعدی جستوجوی DNS است. MTA برای DNS درخواستی برای یافتن آدرس گیرنده ارسال میکند. DNS برای پیدا کردن دامنهی آدرس گیرنده از مبدلنامه یا Mail Exchanger (MX) استفاده میکند. پس از مشخص شدن دامنه سرور ایمیل گیرنده، DNS آدرس IP را به سرور درخواستی ارسال میکند. بدینترتیب آدرس در قسمت TO نرمافزار ایمیل تایید میشود. مرحلهی بعدی انتقال پیام بین سرورهای ایمیل است.
برای این ارتباط از پروتکل SMTP استفاده میشود. اکنون پیام به سرور ایمیل گیرنده یا MTA (Mail Delivery Agent) منتقل میشود. در این مرحله از دو پروتکل POP3 برای دانلود ایمیل در شبکه محلی گیرنده و IMAP برای ذخیره کردن آن در پست الکترونیکی استفاده میشود. اگر در این مرحله خطایی وجود داشته باشد، ایمیل در صف میل سرور قرار میگیرد تا بهطور کامل بررسی و سپس ارسال شود.
امنیت ایمیل
ایمیل بهگونهای طراحی شده که تا حد امکان باز و قابل دسترس باشد. از آنجایی که ایمیل با یک فرمت باز طراحی شده است، هرکسی میتواند آن را رهگیری و مشاهده کند. این گزینه میتواند باعث نگرانی کاربران و امنیت ایمیل شود. مشکل این است که ایمیل امن نیست. این به مهاجمان اجازه میدهد تا از طریق هرزنامه، بدافزار، حملات فیشینگ و … اطلاعات حساس را سرقت کنند. با اینحال در طول سالها اقدامات امنیتی ایمیل از طرف شرکت و سازمانها افزایش یافته است تا دسترسی مهاجمان به اطلاعات حساس و محرمانه سختتر شود. استفاده از راهکارهای امنیتی، یک دروازه امن است تا ایمیلها را در برابر حملات ناخواسته و مخرب ایمن سازد.
- تنظیمات رله برای جلوگیری از بازپخش ایمیل (Open Relay) را محدود سازید.
- مشخص کنید که کدام آدرس IP یا دامنه مجاز به ارسال ایمیل هستند.
- تنظیمات SPF (چارچوب خط مشی فرستنده) را انجام دهید.
- پروتکل احراز هویت مبتنی بر رمزگذاری یا اثر انگشت را فعال کنید، تا سرور فرستنده شناسایی شود.
- از پروتکلهای SPF و DKIM برای اطمینان از امنیت بیشتر و تایید اعتبار پیام فرستنده استفاده کنید.
- از Reverse DNS برای مسدود کردن فرستندههای مخرب استفاده کنید.
- از پروتکل DNSBL برای مسدود کردن ایمیلها و دامنههای مخرب استفاده کنید.
- از پروتکل SURBL (تشخیص هرزنامه) برای مسدود کردن URIهای مخرب استفاده کنید.
- یک لیست سیاه از IPهای محلی، فیشرها و هرزنامههای درست و آنها را محدود سازید.
- از پروتکل TLS (امنیت لایه انتقال) برای محرمانه نگه داشتن ایمیلها استفاده کنید.
نرم افزار میل سرور
بیشتر ما از چندین سرویس ایمیل رایج مانند Gmail، Outlook و ProtonMail استفاده میکنیم. با این حال، شرکت و سازمانها برای استفاده از خدمات زیرساختی به نرم افزار میل سرور نیاز دارند. نرمافزار میل سرور میتواند قابلیتهای متعددی از قبیل جلوگیری هرزنامه، اسپم، ایمیلهای تبلیغاتی، محدود کردن IPها، پشتیبانی از چند دامنه، ارائه فضای ذخیرهسازی، پشتیبانی از IMAP و … را در اختیارتان بگذارد.
در واقع بهدلیل اینکه نرمافزار های ایمیل سرور مبتنی بر منبع باز هستند، مزایا و ویژگیهای زیادی را در اختیار کسبوکارها قرار میدهند. بیایید با هم برخی از این ویژگیها را مرور کنیم:
- ساخت تعداد نامحدودی اکانت بدون پرداخت هزینه
- عدم پرداخت هزینه اشتراک برای استفاده از فضای ذخیره سازی یا افزودن کاربر جدید
- کنترل 100 درصدی صندوق ورودی توسط خود کاربر
- قابلیت محدود سازی خط مشیها و اضافه کردن کاربران
- امنیت و پشتیبانی بالا
تنظیمات میل سرور
نرمافزارهای میل سرور در دو دسته کلاینت و سرور ارائه میشوند که قابلیت تنظیم براساس خط مشی کاربر را دارند. این تنظیمات براساس نوع نرمافزار مورد استفاده متفاوت اند اما در نرمافزارهای دسته کلاینت یا به اصطلاح Mail Clinet، تنظیمات روی پروتکل SMTP انجام میشود.
برای انجام این کار کافی است که نرمافزار نصب شده روی سیستم را باز کنید و منوی Setting را انتخاب، سپس تنظیمات SMTP را وارد کنید. هر کدام از فیلدهای این بخش را با توجه به تنظیمات ذکر شده پر کنید.
- SMTP Server: در این قسمت نام سرور را وارد کنید. بهعنوان مثال pro.turbo-stmp.com.
- SMTP Authentication: این گزینه را برای احراز هویت فعال کنید.
- SMTP Username: آدرس ایمیلتان را وارد کنید.
- SMTP Password: رمز ورود را وارد کنید.
- TCP Ports: در این قسمت باید پورتی که میخواهید از طریق آن ایمیل تان را ارسال کنید، مشخص سازید. اگر یک اتصال امن SSL میخواهید باید از 465 یا 25025 استفاده کنید. اگر پورت غیر SLL میخواهید میتوانید 25، 587 یا 2525 را انتخاب کنید.
بهترین میل سرور
با اینکه دنیای نرمافزار میل سرورها بسیار گسترده و متنوع است، اما برخی از آنها در میان کاربران محبوب و پرطرفدار هستند. از بهترین میل سرورها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- Cyrus Mail Server
- Mailu
- MailEnable
- Zimbra
- Axigen
- Apache James
- FirstClass
- Mail-in-a-Box
بهترین میل سرور سازمانی
از نرمافزارهای میل سرور میتوانید در لینوکس، ویندوز، یونیکس و … استفاده کنید. ده تا بهترین میل سرورهای سازمانی عبارتند از:
- iRedMail
- hMail Server
- Postal
- James
- Haraka
- Modoboa
- DOVECOT
- MailSlurper
- WildDuck
- Cuttlefish
چرا سازمان ها باید از میل سرور اختصاصی استفاده کنند؟
بهرهمندی از میل سرور اختصاصی نیاز به سختافزار و خرید نرمافزار دارد. همچنین نیاز به تجهیزات، برق و نگهداری دارد. شاید در نگاه اول استفاده سازمانها از میل سرور اختصاصی پرهزینه بهنظر برسد، اما اینطور نیست. نه تنها این ایده بسیار عالی است بلکه با توجه به ویژگیهایی که در اختیارتان میگذارد، از این انتخاب نیز بسیار راضی خواهید بود.
برخی از دلایلی که چرا سازمانها باید از میل سرور اختصاصی استفاده کنند، عبارتند از:
- دریافت سریعتر ایمیل
زمانیکه شخصی نامهای را به xyz@wherever.com ارسال میکند، برنامه ایمیل او را بهطور مستقیم به Wherever.com ارسال میکند. (این سرور توسط شخص دیگری میزبانی میشود.) پس از ورود به آدرس میزبان به آدرس مقصد ارسال میشود. این بدان معنا است که شما بلافاصله ایمیل را دریافت نمیکنید.
ISP بزرگ مانند AOL را در نظر بگیرید. فکر میکنید در هر ثانیه چند ایمیل وارد سرورهای این کمپانی میشود؟ عددی غیر قابل تصور. بنابراین ممکن است چند دقیقه یا حتی گاهی چند ساعت طول بکشد تا نامههای شما پردازش شود و سپس بتوانید آن را دریافت کنید. بنابراین داشتن میل سرور اختصاصی باعث میشود تا صدها ایمیل بهطور مستقیم بدون انتظار و بلافاصله به دستتان برسد.
- ارسال سریعتر ایمیل
زمانیکه ایمیلی را ارسال میکنید، اگر نیاز به پیوست داشته باشد، نیاز است تا مدتی را صبر کنید تا یک ISP پیوست را پردازش کند. همچنین، اگر سرعت اتصال به اینترنت شما کمتر از حد ایدهآل باشد، پردازش پیوست و ارسال ایمیل میتواند زمان بیشتری طول بکشد. اگر میل سرور اختصاصی خود را داشته باشید، دیگر نیازی به صرف زمان نخواهد بود. نامه به سرعت به LAN میرسد، پردازش و ارسال میشود، بدون هیچ تاثیری بر دسترسی اینترنت کارمندان!
- صندوق پستی بدون هزینه برای هر کاربر
بیشتر ISPها برای هر صندوق پستی یا برای یک گروه 10 نفره یا کمتر هزینه میگیرند. اگرچه این هزینه امروزه بسیار ناچیز است، اما بالاخره هزینه است! هر سازمان با میل سرور اختصاصی میتواند هر تعداد صندوق پستی که بخواهد برای کارمندان خود ایجاد کند.
- عدم انتظار برای افزودن کاربران جدید
وقتی کنترل میل سرور توسط مدیران یا ادمین یک سازمان باشد، اضافه و حذف کردن کاربران بسیار سریع و آسان خواهد بود. این در حالی است که برخی از ISPها اجازه انجام این کار را نمیدهند. همچنین اگر شما هم از آنها درخواست حذف یا اضافه کنید، بهطوریقین طول خواهد کشید.
- دسترسی به خدمات خاص
زمانیکه میل سرور اختصاصی خود را داشته باشید، میتوانید آدرسهایی را ایجاد کنید که با آنها کارهای اختصاصی انجام دهید، مانند:
- بهطور خودکار ایمیل خاص را چاپ کنید
- بهطور خودکار ایمیل خاص را روی سیدی بایگانی کنید
- ایمیل را به صورت فکس بفرستید
- اسناد درخواستی را به شخصی که ایمیل را ارسال کرده، بازگردانید.
- و هر خدمات خاص دیگری که بتوانید تصور کنید.
- کنترل بر اسپم و ویروس
متاسفانه امروزه برخی از ISPها برای کنترل هرزنامه و اسکن ویروس، هزینهی اشتراکی را دریافت میکنند. اگرچه این هزینه مناسب است، اما وقتی میل سرور خودتان را اجرا میکنید، کنترل کاملی بر همه چیز دارید. میتوانید سیاستهای استفاده را تنظیم کنید. بهطور خودکار کلمات ممنوعه را اسکن کنید و هر آنچه که باید کنترل شود را در دست بگیرید.
- حفظ حریم خصوصی
هر زمانکه ایمیلی در جایی ذخیره میشود، حداقل این امکان وجود دارد که شخص دیگری بتواند به آن دسترسی داشته و آن را کپی کند. حفظ حریم خصوصی بهطوریقین نکتهای است که هر سازمان برای کسبوکار خود میخواهد.
خرید میل سرور
یک سازمان باید قبل از خرید میل سرور برخی از نکات را در نظر بگیرید. مهمترین موارد برای انتخاب یک سرور پست الکترونیکی سازمانی عبارت است از:
- امنیت؛ سرویسهای ایمیل باید از ابزارهای پیشرفته برای محافظت از اطلاعات استفاده کنند. همچنین این سرور باید دارای ویژگیهایی از جمله رمزگذاری، ضد بدافزار، فیلتر کردن هرزنامه، عدم از دست رفتن دادهها و … باشد.
- هزینه؛ سرورهای ایمیل داخلی هزینه بیشتری دارند اما کنترل دقیقتری را بر روی سیستمها و امنیت ارائه میدهند. سرویسهای ایمیل مبتنی بر ابر، هزینه های کمتری دارند و نگهداری آنها نیز کمتر است.
- بایگانی و ذخیرهسازی؛ یکی از نکاتی که باید در هنگام خرید میل سرور لازم است که در نظر بگیرید فضای کافی برای بایگانی و ذخیرهسازی ایمیل است. برخی از میل سرورها علاوه بر ارائه فضای کافی، سیستم انتقال خودکار پیامهای قدیمی برای ذخیرهسازی را نیز ارائه میدهند.
- سازگاری؛ نکته ای که در خرید ایمیل سرور باید رعایت کنید سازگاری آن با سیستم است. در واقع یک سرویس ارائهدهنده ایمیل باید با برنامههای مبتنی بر وب و تلفن همراه مانند ایمیل، تقویم و برنامههای تماس سازگاری داشته باشد.